Référentiel d’audit des fournisseurs de produits à marques de distributeurs.
Version en vigueur à ce jour : IFS version 8 - avril 2023 (mise en application obligatoire au 1er janvier 2024)
L’IFS est un référentiel privé, propriété conjointe de la FCD (Fédération des entreprises du commerce et de la distribution) et de la HDE (Hauptverband des Deutschen Einzelhandels).
L’IFS est conçu comme un référentiel d’audit des fournisseurs de produits alimentaires à marques de distributeurs. Il vise avant tout la mise en place d’un référentiel commun d’évaluation de fournisseurs de produits alimentaires sous marques de distributeurs, centré sur la qualité, la sécurité et la légalité des produits. Il contient des éléments des systèmes de management de la qualité et la sécurité des aliments.
Les entreprises sont certifiées par des organismes certificateurs, devant être accrédités selon la norme ISO / CEI 17 065.
En 2002, les distributeurs allemands, groupés au sein de la fédération du commerce de détail allemand (HDE), développent, pour diminuer le nombre d’audits chez leurs fournisseurs, un tronc commun d’audit à partir des référentiels que chacun d’entre eux utilisent. La version finalisée « V3 » n’est applicable que pour les distributeurs allemands.
En 2003, les distributeurs français regroupés au sein de la FCD rejoignent l’initiative de la HDE. La version 4 est alors développée et applicable depuis mars 2004, complétée par des clarifications regroupées dans des recueils de notes de doctrines en mai 2005, puis en avril 2006.
En 2006, la FCD a mené une vaste enquête auprès des distributeurs, industriels, auditeurs et centres techniques afin de préparer la version 5. Réalisée conjointement par les deux fédérations, auxquelles se sont jointes les fédérations italiennes de la distribution, la version 5 est appliquée dès le 1er janvier 2008.
En janvier 2012, après un travail d’environ une année, le référentiel IFS version 6 voit le jour en avril 2014, puis viendra la version 6.1 qui paraît en novembre 2017 pour une application au 1er juillet 2018.
À partir de janvier 2019, un nouveau processus de révision et de consultation publique a permis de mettre au point la version 7 publiée en octobre 2020 et d’application obligatoire au 1er juillet 2021.
Après deux années d’application de la version 7, un processus de révision et une phase de consultation publique ont eu pour résultat la version 8 en avril 2023.
Ce référentiel concerne les fournisseurs de produits alimentaires à marques de distributeurs. Ce sont principalement les marques appartenant à un distributeur ou un grossiste et les marques premier prix.
Le référentiel IFS Food concerne : la transformation et / ou la manipulation de produits nus et / ou des activités de conditionnement primaire, le transport et l’entreposage des matières premières et produits finis, lorsque l'entreprise agro-alimentaire possède son propre service d’entreposage et de transport.
Les produits concernés sont regroupés au sein de onze secteurs produits. Le périmètre et la durée de l’audit sont également définis à l’aide de six secteurs technologiques.
Le référentiel IFS Logistics s’applique, quant à lui, aux activités de transport et de stockage.
Il est à noter qu’il existe également des référentiels IFS pour le cash & carry, les brokers, le HPC (droguerie, parfumerie, hygiène) et les fabricants de matériaux d’emballages alimentaires et non alimentaires (IFS PACsecure)
La structure de l’IFS Food se compose de quatre parties, onze annexes et un glossaire :
La partie 1 décrit le protocole de certification.
La partie 2 fixe les exigences d’audit, lesquelles sont organisées en cinq chapitres :
La partie 3 précise les exigences pour les organismes d’accréditation, les organismes de certification et les auditeurs, ainsi que les processus d’accréditation et de certification IFS.
La partie 4 encadre la rédaction et le traitement des rapports d’audit ainsi que le fonctionnement du logiciel auditXpress et la base de données IFS.
Le référentiel vise un haut niveau de sécurité pour les aliments. Il associe des exigences de moyens et de résultats ainsi que la mise en œuvre des principes du management de la qualité et de la sécurité, l’amélioration continue, l’implication des opérateurs et la mise en application de la démarche HACCP décrite par le Codex Alimentarius.
L’IFS comporte dix exigences KO (knock out), sur lesquelles l’existence d’un non-respect entraîne une non-certification, un retrait ou une suspension de la certification :
La certification IFS est une certification de produits et de procédés.
L’audit est réalisé sur l’approche produits et procédés ; le fil conducteur de l’audit intègre l’échantillonnage de produits, l’évaluation complète sur site (au moins 50 % de la durée totale de l’audit doit être réalisé dans les zones de production) et la revue & inspection de la documentation et des enregistrements.
La durée d’audit est standardisée, elle est fonction du nombre de secteurs de produits, du nombre d’étapes de procédés et du nombre total d’employés (nombre maximal d’employés sur une année).
La durée minimale est fixée à deux jours, soit 16 heures.
Un outil de calcul est disponible sur le site de l’IFS.
L’entreprise peut décider si son audit sera réalisé de manière annoncé ou non annoncé, en s’assurant au moins qu’un audit IFS Food sera réalisé de manière non annoncé tous les trois ans.
Le statut « star » pour les entreprises certifiées sur la base d’un audit non annoncé est visible dans la base de données et sur le certificat (*). Il est supprimé lorsque l’entreprise revient à un audit annoncé.
Ce choix d’audit inopiné doit être fait par l’entreprise avant la date prévu de l’audit de renouvellement - 16 semaines ; + 2 semaines.
Quatre possibilités de notation sur toutes les exigences, hormis les KO :
Les notes « B », « C » et « D » correspondent à une déviation. Elles doivent faire l’objet de corrections et d’actions correctives.
À chaque notation A, B, C, D correspond un nombre de point : 20, 15, 5 ou -20.
Pour les exigences KO, seule la notation A apporte des points, le B n’apporte pas de point et le C n’existe pas et se transforme en D, avec pour conséquence le KO. Cela entraîne l’échec de la certification par la perte de 50 % du nombre total des points.
La certification est obtenue en niveau « de base », si le nombre de points est égal ou supérieur à 75 % du montant total des points possibles, en l’absence de KO et de non-conformité majeure.
La certification est obtenue en niveau « supérieur », si le nombre de points obtenu est supérieur ou égal à 95 %.
Si le nombre de points est égal ou supérieur à 75 % et que l’entreprise a une non-conformité majeure, un audit complémentaire sera nécessaire, au plus tôt six semaines et au plus tard six mois après l’audit principal. Le certificat sera attribué en fonction des résultats de cet audit complémentaire.
L’auditeur et / ou organisme de certification doit transmettre le plan d’actions à compléter au plus tard deux semaines suivant le dernier jour d’audit.
L’entreprise doit faire suivre le plan d’actions complété à l’organisme de certification, y compris les preuves de mise en place des corrections, dans un délai maximal de quatre semaines après avoir reçu le plan d’actions à compléter.
Les actions correctives doivent être fournies dans un délai de quatre semaines et doivent être mises en place au plus tard avant l’audit de re certification.
La pertinence des corrections et des actions correctives proposées conditionne la poursuite du processus de certification.
Pour les entreprises, le GLN (Global Location Number) de GS1 est un numéro obligatoire permettant d’identifier clairement le site certifié IFS au niveau de la filière d’approvisionnement. Ce numéro est exigé dans le rapport d’audit IFS, sur le certificat et dans la base données IFS.