En 2002, les distributeurs allemands, groupés au sein de la fédération du commerce de détail allemand (HDE), développent, pour diminuer le nombre d’audits chez leurs fournisseurs, un tronc commun d’audit à partir des référentiels que chacun d’entre eux utilisent. La version finalisée « V3 » n’est applicable que pour les distributeurs allemands.

En 2003, les distributeurs français regroupés au sein de la FCD rejoignent l’initiative de la HDE. La version 4 est alors développée et applicable depuis mars 2004, complétée par des clarifications regroupées dans des recueils de notes de doctrines en mai 2005, puis en avril 2006.

En 2006, la FCD a mené une vaste enquête auprès des distributeurs, industriels, auditeurs et centres techniques afin de préparer la version 5. Réalisée conjointement par les deux fédérations, auxquelles se sont jointes les fédérations italiennes de la distribution, la version 5 est appliquée dès le 1^er janvier 2008.

Le référentiel IFS version 6 voit le jour en avril 2014, puis viendra la version 6.1 qui paraît en novembre 2017 pour une application au 1^er juillet 2018.

À partir de janvier 2019, un nouveau processus de révision et de consultation publique a permis d’aboutir à la version 7 publiée en octobre 2020 et d’application obligatoire au 1^er juillet 2021.

Ce référentiel concerne les fournisseurs de produits alimentaires à marques de distributeurs. Ce sont principalement les marques appartenant à un distributeur ou un grossiste et les marques premier prix.

Le référentiel IFS Food concerne : la transformation et/ou la manipulation de produits nus et/ou des activités de conditionnement primaire, le transport et l'entreposage des matières premières et produits finis lorsque la société agro-alimentaire possède son propre service d’entreposage et de transport. Les produits concernés sont regroupés au sein de onze secteurs produits. Le périmètre et la durée de l’audit sont également définis à l’aide de six secteurs technologiques.

Le référentiel IFS Logistics s’applique, quant à lui, aux activités de transport et de stockage.

Il est à noter qu'il existe également des référentiels IFS pour le cash & carry, les brokers, le HPC (droguerie, parfumerie, hygiène) et les fabricants de matériaux d’emballage alimentaire et non alimentaire (IFS PACsecure).

L’IFS Food se compose de quatre parties et onze annexes.

La partie 1 décrit le protocole de certification.

La partie 2 du référentiel fixe les exigences d’évaluation pour les entreprises fournisseurs, lesquelles sont organisées en 6 chapitres :

• Gouvernance et engagement ;
• Système de management de la sécurité des aliments et de la qualité ;
• Gestion des ressources ;
• Procédés opérationnels ;
• Mesures, analyses et amélioration ;
• Plan de food defence (plan de protection de la chaîne alimentaire contre les actes malveillants).

La partie 3 précise les exigences pour les organismes d’accréditation, les organismes de certification et les auditeurs, ainsi que les processus d’accréditation et de certification IFS.

La partie 4 encadre la rédaction et le traitement des rapports d’audit ainsi que le fonctionnement du logiciel auditXpress et la base de données IFS.

Le référentiel vise un haut niveau de sécurité pour les aliments. Il associe des exigences de moyens et de résultats ainsi que la mise en œuvre des principes du management de la qualité et de la sécurité, l’amélioration continue, l’implication des opérateurs et la mise en application de la démarche HACCP décrite par le Codex Alimentarius.

L’IFS comporte dix exigences (knock out), sur lesquelles l’existence d’un non-respect entraîne une non-certification, un retrait ou une suspension de la certification :

• gouvernance et engagement (1.2.1) ;
• système de surveillance de chaque CCP (2.2.3.8.1) ;
• hygiène personnel (3.2.2) ;
• spécifications des matières premières (4.2.1.3) ;
• conformité des produits et des recettes (4.2.2.1) ;
• réduction des risques liés aux corps étrangers (4.12.2) ;
• traçabilité (4.18.1) ;
• audits internes (5.1.1) ;
• procédures de retrait et de rappel (5.9.2) ;
• actions correctives (5.11.2).

La durée d’évaluation est standardisée, elle est fonction du nombre de secteurs de produits, du nombre d’étapes de procédés et du nombre total d’employés (nombre maximal d’employés sur une année. Un outil de calcul est disponible sur le site de l’IFS.

L’entreprise peut décider si son évaluation sera réalisée de manière annoncée ou non annoncée, en s’assurant au moins qu’une évaluation IFS Food sera réalisée de manière non annoncée tous les trois ans.

Ce choix d’audit inopiné doit être fait par l’entreprise, avant la date prévu de l’audit de renouvellement -16 semaines ; + 2 semaines.

Quatre possibilités de notation sur toutes les exigences, hormis les KO :

• « A » conformité totale avec l’exigence ;
• « B » point d’attention, car pouvant aboutir à une déviation dans le futur ;
• « C » une partie de l’exigence n’est pas mise en place ;
• « D » l’exigence n’est pas mise en place.

Un point d’attention (« B ») ne nécessite ni correction, ni d’action corrective. Il sera réévalué lors de l’audit suivant, afin de s’assurer que cela n’aboutit pas à une déviation ou à une non-conformité dans le futur.

Les notes « C » et « D » doivent faire l’objet de correction et d’action corrective.

Les corrections doivent être mises en place et clôturées avant l’émission du certificat.

Les preuves de mises en place doivent être fournies à l’organisme de certification dans un délai maximum de quatre semaines après la réception du rapport provisoire de l’évaluation et du plan d’action provisoire.

Les actions correctives doivent être mises en place et clôturées avant le prochain audit de certification.

À chaque notation A, B, C, D correspond un nombre de point : 20, 15, 5 ou -20.

Pour les exigences KO, seules les notations A et B apportent des points, le C n’existe pas et se transforme en D entraînant le KO. Cela conduit à l'échec de la certification par la perte de 50 % des points.

Un manquement substantiel aux exigences de l’IFS ou la présence de non-conformités pouvant conduire à un danger sérieux pour la santé (non-conformité majeure), entraîne la déduction de 15 % du montant total de points possible.

La certification est obtenue en niveau « de base », si le nombre de points est égal ou supérieur à 75 % du montant total des points possibles, en l’absence de KO et de non-conformité majeure.

La certification est obtenue en niveau « supérieur », si le nombre de points obtenu est supérieur ou égal à 95 %.

Si le nombre de points est égal ou supérieur à 75 % et que l’entreprise a une non-conformité majeure, un audit complémentaire sera nécessaire dans les six mois. Le certificat sera attribué en fonction des résultats de cet audit complémentaire.

L’entreprise doit faire suivre le plan d’actions correctives à l’organisme de certification, dans les quatre semaines suivant la réception du rapport provisoire d’audit. La pertinence des actions correctives proposées conditionne la poursuite du processus de certification.

Après l’obtention de la certification, la fréquence des audits de surveillance est annuelle.

Avec la version 7, il devient obligatoire pour les entreprises de souscrire au numéro d’identification GLN et GS1. Ce numéro permet d’identifier de manière unique les sites de production et facilite le suivi des entreprises par les clients.